Hitachi Koki Co., Ltée (ci-après appelé « Hitachi Koki ») définit les « renseignements personnels » comme étant des renseignements concernant des personnes existantes, notamment le nom, la date de naissance et les autres détails les concernant, tel que numéro, symbole, code, photographie ou enregistrement qui permettent d’identifier ces personnes (ceci inclut de plus les renseignements ne permettant pas d’identifier des personnes particulières, mais qui le pourraient en étant recoupés à d’autres renseignements). De plus, ces renseignements ne se limitent pas à des identifiants personnels et incluent tout renseignement précisant un fait, une reconnaissance ou une évaluation de caractères propres à la personne, y compris ses caractéristiques physiques, ses biens, ses occupations ou son statut.
Hitachi Koki protège et gère les renseignements personnels avec le plus grand soin et tous les efforts nécessaires conformément à la « Politique de protection des renseignements personnels d’Hitachi » précisé ci-dessous.
Portée de la politique
Le présent document « Protection des renseignements personnels » détermine les procédures de gestion des renseignements personnels d’Hitachi Koki.
Politique de protection des renseignements personnels d’Hitachi Koki
1. Cueillette, utilisation et transmission des renseignements personnels
Prenant en considération que par l’exercice de nos activités, des renseignements au sujet des clients nous sont confiés, Hitachi Koki entend gérer ces renseignements de manière adéquate en mettant en place un système de gestion destiné à la protection des renseignements personnels pour chaque catégorie d’entreprise et Hitachi Koki entend respecter ses règles relatives à la cueillette, à l’utilisation et à la transmission des renseignements personnels.
2. Respect des lois et des normes
Dans le traitement des renseignements personnels, Hitachi Koki entend respecter les lois et autres normes établies relativement à la protection des renseignements en question. Hitachi Koki entend élaborer ses propres règles en matière de gestion des renseignements personnels dans le respect de ces lois et de ces autres normes.
3. Mise en place des mesures de sécurité
Dans le but de s’assurer de l’exactitude et de la sécurité des renseignements personnels conformément aux règles en matière de sécurité des renseignements, Hitachi Koki entend mettre en œuvre diverses mesures de sécurité, telles que la gestion de l’accès aux renseignements personnels, la restriction des moyens permettant la sortie des renseignements personnels en dehors de l’entreprise. De plus, Hitachi Koki entend s’efforcer de prévenir la perte, la destruction, la falsification, la fuite et les autres usages abusifs des renseignements personnels.
4. Respect des droits individuels à l’égard des renseignements personnels
Lorsqu’une personne demande la divulgation, la correction ou la suppression de ses renseignements personnels, souhaite empêcher l’usage ou la transmission de ces renseignements, Hitachi Koki entend agir en toute sincérité et respectera les droits de cette personne relativement à ses renseignements personnels.
5. Établissement de règles de gestion des renseignements personnels et amélioration continue
Hitachi Koki entend s’assurer que le personnel de direction et que les employés reconnaissent l’importance de la protection des renseignements personnels et entend élaborer des règles de gestion de ces renseignements personnels dans le but de permettre leur utilisation et leur protection de manière adéquate. De plus, Hitachi Koki entend s’assurer de la mise en application de ces règles. Ces règles seront maintenues en vigueur et feront l’objet d’améliorations continues.
Cueillette, utilisation et transmission des renseignements personnels à de tierces parties
1. Considérant les activités commerciales principales d’Hitachi Koki visant la fabrication et la vente d’outils électriques et d’instruments biomédicaux, Hitachi Koki entend utiliser les renseignements personnels qu’aux fins de la réalisation de ses activités dans chacun de ces secteurs.
Exécution d’un contrat conclu entre Hitachi Koki et les clients.
Communication en vue de négociations commerciales et de rencontres avec les clients.
Offre de service après-vente pour les produits.
Envoi d’informations au sujet d’événements et de nouveaux produits.
Offre de divers abonnements de services.
Gestion des stocks.
Réponse aux diverses questions des clients.
Sondage en vue de l’amélioration des produits et des services.
Transmission des renseignements personnels aux entreprises du groupe dans le cadre de collaborations.
2. Hitachi Koki n’entend pas transmettre de renseignements personnels à une tierce partie sans avoir d’abord obtenu le consentement du client, sauf dans les situations suivantes :
- Lorsque la transmission des renseignements personnels est soumise à l’application des lois
- Lorsque la transmission des renseignements personnels s’avère nécessaire pour la protection de la vie, de l’intégrité physique ou des biens d’un individu et pour laquelle il est difficile d’obtenir le consentement du client
- Lorsque la transmission des renseignements personnels est particulièrement nécessaire pour l’amélioration des conditions d’hygiène publique ou pour favoriser la croissance des enfants et pour laquelle il est difficile d’obtenir le consentement du client
- Lorsque la transmission des renseignements personnels est nécessaire pour établir une coopération avec une société d’État, un organisme public régional, un individu ou un organisme à qui il a été confié d’entreprendre des actions en vue d’appliquer les lois et auquel cas, obtenir le consentement du client pourrait gêner ces actions
- Lorsque la transmission des renseignements personnels est nécessaire à la gestion des renseignements personnels en tout ou en partie dans la poursuite de notre mandat
- Lorsque la transmission des renseignements personnels est le résultat d’une cession des activités dans le cadre d’une fusion ou autre
3. Lorsque la transmission s’avère nécessaire dans le cadre des activités commerciales amenant Hitachi Koki à collaborer avec les entreprises du groupe, Hitachi Koki peut fournir à ces entreprises des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse du lieu de travail ou de la résidence, le numéro de téléphone, le courriel, etc. Dans ce cas, les renseignements personnels seront transmis en format papier ou électronique. De plus, le client peut nous faire la demande de cesser de transmettre des renseignements personnels aux entreprises du groupe.
4. Lorsqu’un client téléphone aux bureaux d’Hitachi Koki, la conversation peut être enregistrée en vue de permettre la justesse des réponses.
Usage de mouchards et de pixels espions
Hitachi Koki utilise des mouchards *1 et des pixels expions (GIF invisibles) *2 dans certaines sections de son site Internet afin de rendre son utilisation plus commode pour les clients. Les clients peuvent refuser l’installation des mouchards sur leur ordinateur ou prévoir l’affichage d’avertissement lorsqu’un mouchard est en voie d’y être installé en modifiant les réglages du navigateur. Pour obtenir plus d’information, veuillez consulter les instructions de votre navigateur. De plus, les clients peuvent refuser l’installation des pixels espions sur leur ordinateur au moment de modifier les réglages concernant l’installation des mouchards.
En ce qui concerne le premier cas, veuillez prendre note qu’il est possible que les clients ne puissent plus utiliser notre site Internet ou certaines sections de celui-ci pour obtenir des services.
Glossaire
*1 Mouchard
signifie élément d’information transmis entre un serveur Web, sur lequel est hébergé le site Internet, et le navigateur utilisé par les clients. Les mouchards peuvent être sauvegardés sous forme de dossier sur le disque dur de l’ordinateur des clients. Lorsque vous utilisez un mouchard, le serveur Web peut suivre et enregistrer des informations au sujet des pages du site Internet spécifiquement consultées par des ordinateurs particuliers ainsi que d’autres informations. Néanmoins, nous ne pouvons identifier les clients tant qu’ils n’entrent pas de renseignements personnels sur le site Internet.
*2 Pixels espions
Correspond à une technologie qui utilise des mouchards dans le but de vérifier le nombre de fois qu’un client a accès à une page particulière. Néanmoins, nous ne pouvons identifier les clients tant qu’ils n’entrent pas de renseignements personnels durant l’installation des mouchards.
Demande de divulgation de renseignements personnels et réception des plaintes
Lorsqu’un client souhaite faire une demande de divulgation, de correction, d’ajout, de suppression, de cessation d’usage, de cessation de transmission à une tierce partie ou connaître les raisons menant à l’utilisation de ses renseignements personnels (ci-après appelé « divulgation et autres ») possédés par Hitachi Koki, ou que ce client souhaite faire une plainte, il doit suivre les procédures suivantes :
Demande de divulgation de renseignements personnels
Pour obtenir des informations détaillées concernant les demandes de divulgation de renseignements personnels, veuillez consulter le site Internet suivant.
Demande de divulgation
Plainte à l’égard du traitement des renseignements personnels
Veuillez remplir les sections du « Formulaire de plainte au sujet du traitement des renseignements personnels » et transmettre celui-ci à l’adresse ci-dessous ou communiquez avec nous par courriel ou par télécopie.
Adresse :
Compliance Division, Hitachi Koki Co., Ltd.
Shinagawa Intercity Tower A, 20th Floor,
15-1, Konan 2-chome, Minato-ku, Tokyo 108-6020, Japan
Télécopie : 81 3 5783-0709
Communication à l’aide d’un formulaire de demande
Demande aux clients
1. Bien que la plupart des services offerts par Hitachi Koki peuvent être obtenus sans devoir fournir des renseignements personnels, veuillez prendre note que certains services ne sont disponibles qu’avec la transmission de renseignements personnels.
2. Veuillez prendre note qu’Hitachi Koki n’est pas responsable de la sécurité des renseignements personnels lorsque intervient un site Internet autre que celui d’Hitachi Koki et dont le lien est inclus sur le site Internet d’Hitachi Koki.
3. Lorsqu’un client fournit des renseignements personnels sur le site Internet d’Hitachi Koki, il doit accepter les dispositions du présent document « Protection des renseignements personnels », autrement il ne pourra obtenir nos services (y compris de réponses à ses questions)
Remarque particulière
1. Notre Politique de protection des renseignements personnels est conforme aux lois en vigueur au Japon.
2. Hitachi Koki peut réviser le présent document « Protection des renseignements personnels » pour améliorer le traitement des renseignements personnels ou pour se conformer aux modifications apportées aux lois en vigueur, ou aux ordonnances et aux règlements.
3. La mise en œuvre du présent document « Protection des renseignements personnels » sera effectuée après la date de sa publication (ou de sa révision).
4. Bien que chaque site Internet possède sa politique propre relative à la gestion des renseignements personnels, la politique présente a préséance sur les dispositions prévues par toute autre politique lorsqu’il s’agit du contenu du site Internet d’Hitachi Koki.
Informations au sujet de ce site
(Pour obtenir des informations sur d’autres aspects que ceux concernant la divulgation des renseignements personnels ou concernant les plaintes)
Si vous avez des questions au sujet de ce site Internet autres que les aspects concernant la divulgation des renseignements personnels ou concernant les plaintes, veuillez remplir le formulaire de demande d’information.
* Tout renseignement personnel que vous soumettez à Hitachi Koki sera détruit dès que nous aurons répondu à vos questions et Hitachi Koki n’entend pas les conserver.
